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Politique de Confidentialité et de Protection des Données
Légal
Politique de Confidentialité et de Protection des Données
MIIP MADE IN IP accorde de l’importance à la protection de votre vie privée.
Notre politique vie privée décrit comment et pourquoi nous traitons vos données personnelles et vous fournit des informations sur vos droits.
1. Qui est le responsable de traitement de vos données personnelles
Le responsable de traitement est la société MIIP MADE IN IP, SAS au capital social de 600 000 euros, ayant son siège social 60 rue Pierre Charron 75008 Paris et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro B 399 970 615.
Adresse email : contact@miip.fr
Numéro de téléphone : 01 56 59 70 90
MIIP MADE IN IP s’assure que ses traitements de données à caractère personnel sont licites, justifiés par une base légale valide et que les données sont conservées pendant une durée raisonnable et nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la législation en vigueur et compte tenu des délais de prescription.
2. Quelles sont vos données personnelles que nous traitons ? Pour quelle finalité ? Sur quelle base légale ? Pour combien de temps ?
Types de données | Finalités | Bases légales | Durées de conservation maximale |
RELATION CLIENTS | |||
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel, fonction, formule d’appel, langue de communication | Gérer les demandes d’information/Devis/ rendez-vous des prospects et des clients | Intérêt légitime | Durée de la relation commerciale puis archivage des données individuelles quand la personne n’est plus un contact dans les dossiers, puis anonymisation des données archivées après 3 ans. |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel, fonction, formule d’appel, langue de communication | Gestion des dossiers clients et des prospects Gérer les contrats Gérer les commandes Gérer les dossiers Gérer les factures | Exécution d’une obligation contractuelle Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée | Durée de la relation commerciale puis archivage des données individuelles quand la personne n’est plus un contact dans les dossiers, puis anonymisation des données archivées après 3 ans. |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel, fonction, formule d’appel, langue de communication | Gérer les inscriptions à des évènements, ateliers, formations et événement organisées par l’entreprise, l’envoi d’une newsletter d’offres commerciales ou d’actualités sur l’entreprise et ses services (par outil MailChimp) | Consentement | Jusqu’à ce que la personne concernée se désabonne. Sur Mailchimp suppression de l’audience 1 semaine après envoi et en cas de désinscription. MailChimp a certifié sa conformité aux normes Data Privacy Framework |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel | Mise à disposition de l’outil SHERPA IP permettant aux clients d’avoir accès à leurs dossiers par login et mot de passe | Consentement | Durée de la relation commerciale puis archivage des données individuelles quand la personne n’est plus un contact dans les dossiers, puis anonymisation des données archivées après 3 ans. Accès désactivé au bout de 3 mois si la personne n’utilise pas la plateforme. Cookies : 13 mois à compter du dépôt du cookie |
Données de connexion (ex. adresses IP, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d’horodatage, etc.) | Mise à disposition de l’outil SHERPA IP permettant aux clients d’avoir accès à leurs dossiers par login et mot de passe. | Intérêt légitime | Statistique de connexion des données sherpa par nos clients Logs conservés 5 ans |
Site Internet (ex. cookies, traceurs, données de navigation, mesures d’audience, …) | Élaborer des statistiques commerciales | Consentement | Cookies statistiques : 13 mois à compter du dépôt du cookie Google Analytics : logs server conservés 2 mois pour les évènements et infos utilisateurs. Les IP sont anonymisées |
Données saisies par vos soins dans vos messages : zone texte libre dans les emails | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime Exécution d’une obligation légale | Durée de la relation commerciale puis archivage des données individuelles quand la personne n’est plus un contact dans les dossiers, puis anonymisation des données archivées après 3 ans. La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime | La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
Coordonnées bancaires | Clients : Gérer les factures et les avoirs (remboursements) | Intérêt légitime | Durée de la relation commerciale puis suppression. |
RELATION FOURNISSEURS | |||
Civilité, Nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel | Gérer les contrats Gérer les commandes Gérer les réceptions Gérer les factures Gérer les règlements | Exécution d’une obligation contractuelle | Durée de la relation commerciale puis suppression |
Civilité, Nom, prénom, fonction, adresse email professionnelle, N° téléphone professionnel | Gérer les factures | Exécution d’une obligation légale | Durée de la relation commerciale puis suppression |
Coordonnées bancaires | Gérer les règlements | Intérêt légitime | Durée de la relation commerciale puis suppression |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime | La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
Données saisies par vos soins dans vos messages : zone texte libre dans les emails | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime Exécution d’une obligation légale | La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
GESTION DU PERSONNEL | |||
Catégories de données personnelles concernées | Finalité(s) | Base légale | Durée de conservation |
Etat-civil, identité, données d’identification, images (nom, prénom, adresse, photographie, le cas échéant, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale) | Gestion des candidatures/ organisation d’entretiens d’embauche | Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée | Candidats non recrutés : 2 ans à compter du dernier contact (sauf demande de suppression ou consentement pour une durée plus longue). |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro, téléphone, numéro de sécurité sociale Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.) Fonction | Contrats de travail, Avenant au contrat de travail | Obligation légale | 5 ans à compter du départ du collaborateur |
Nom et prénom ; Nationalité ; date de naissance ; Sexe ; Emploi ; Qualification ; Dates d’entrée et de sortie de l’établissement ; date d’autorisation d’embauche ou de licenciement (salarié protégé) ou date de la demande d’autorisation ; type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail (Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée) ; Type de contrat (CDD, CDI, contrat temporaire, temps partiel, apprentissage, professionnalisation selon les cas) | Gestion administrative du personnel (dossiers salariés, registre unique du personnel, visites médicales, accidents du travail, annuaire interne, organigramme, statistiques). Gestion de la paie et des obligations sociales (rémunérations/ indemnités, cotisations, déclarations fiscales et sociales, gestion de la participation). Gestion des relations sociales et de l’action sociale (instances représentatives, action sociale et culturelle). | Obligation légale | Toute la durée de la relation de travail avec les particularités suivantes : 5 ans (registre du personnel, paie, contrats, inspection du travail, CHSCT, formation) ; 3 ans (temps de travail et charges sociales) ; 1 an (décompte détaillé des horaires/astreintes/ compensation). |
Nom, Prénom, Adresse postale, numéro de sécurité sociale Fonction, absence précisant le motif (CP, RTT, arrêt maladie etc.) Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus) | Etablissement DSN Contrôle des charges | Obligation légale | Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans à compter de l’établissement de la DNS |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro de téléphone Informations d’ordre économique et financier | Obligations fiscales : Etablissement liasse fiscale Tenue comptable, règlements | Obligation légale | Etablissement liasse fiscale : durée légale de prescription : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Tenue comptable, règlements : durée légale de prescription : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, numéro de sécurité sociale, matricule Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.) Fonction, absence précisant le motif (CP, RTT, arrêt maladie etc.) Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus, avantage en nature, situation financière, données bancaires, etc.) | Etablissement bulletins de salaire | Obligation contractuelle | Bulletin de paie : 50 ans ou 6 ans après l’âge de départ en retraite du collaborateur |
Informations d’ordre économique et financier, Nom, Prénom, Données bancaires (RIB) | Virements de salaires/ indemnités, dotations individuelles, remboursement de frais | Obligation contractuelle | Durant toute la durée du contrat de travail et jusqu’au règlement du solde de tout compte |
Nom, Prénom, Fonction Informations d’ordre économique et financier (ex. données bancaires, etc.) Toutes informations référencées dans les factures (notamment localisation) | Remboursements frais professionnels / notes de frais | Intérêt légitime | Durant toute la durée du contrat de travail et au plus tard jusqu’au dernier remboursement des frais professionnels. |
Nom, Prénom, Adresse email, Statut, ancienneté | Organisation des élections des représentants professionnels | Obligation légale | 5 ans à compter de la fin du contrat de travail |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, téléphone | Contacter les salariés (ex. informations sur justificatifs manquants, récupération SDTC) | Intérêt légitime | 5 ans à compter de la fin du contrat de travail |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale Vie personnelle (ex. situation familiale, etc.) Fonction | Adhésions des salariés aux organismes sociaux (retraite, mutuelle, prévoyance, médecine du travail…) | Obligation légale | 5 ans à compter de la fin du contrat de travail |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email | Gestion des titres restaurant SWILE | Obligation légale | Durant toute la durée du contrat de travail |
Nom, Prénom, Adresse email Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Fonction, absence précisant le motif (CP, RTT, arrêt maladie etc.) | Gestion de planning du personnel : # Comptabilisation des temps de travail sur les dossiers, saisis par les salariés # Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait #Gestion des plannings de présentiel et congés | Obligation légale | 5 ans à compter de la collecte des données |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro, téléphone, numéro de sécurité sociale, matricule Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Fonction, absence précisant le motif (CP, RTT, arrêt maladie etc.) | Déclaration évènements (maladie, maternité, accident du travail, reprise du travail, …) | Obligation légale | Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : 5 ans à compter de la déclaration |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro, téléphone, copie du permis de conduire | Dénonciation infractions code de la route avec véhicule société | Obligation légale | Le temps de dénoncer la personne concernée |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro, téléphone, Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.) Fonction, absence précisant le motif (CP, RTT, arrêt maladie etc.) Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus, situation financière, etc.) | Entretiens professionnels | Obligation légale | Durant toute la durée du contrat de travail pour les données elles-mêmes et 5 ans après l’expiration du contrat de travail pour le compte-rendu d’entretiens professionnels |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro de téléphone Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.) Informations d’ordre économique et financier (ex. données bancaires, etc.) | Facturation école/OPCO | Obligation contractuelle | 10 ans à compter de la date de facturation |
Nom, Prénom, Adresse postale, Adresse email, Numéro, téléphone, numéro de sécurité sociale Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.) Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.) | Prise en charge des dossiers de formation + des contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation | Obligation contractuelle | Durant toute la durée de contrat pour les données elles-mêmes et 5 ans après l’expiration du contrat de travail pour le dossier de formation |
Nom, Prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale | Formation (demandes et formations effectuées, organisation des sessions) Evaluation des connaissances du personnel | Intérêt légitime | Durant toute la durée du contrat de travail et minimum 5 ans – au-delà à des fins d’archivage intermédiaire |
Nom, Prénom, Adresse email, Fonction | Abonnements parking | Obligation contractuelle | Durant toute la durée de l’abonnement |
Nom, prénom, numéro de badge, zone d’accès, fonction date et heure de badgeage | Contrôle et restriction de l’accès aux différents secteurs des bâtiments concernés | Intérêt légitime | 3 mois |
Nom, prénom, fonction, identifiants, mots de passe Données de connexion (adresses IP, logs, identifiants des terminaux, informations d’horodatage etc.), fournitures, équipements | Accès aux outils informatiques professionnels tels que coffre-fort de mots de passe, coffre-fort RH, logiciels métiers (Mise à disposition de l’outil SHERPA), messagerie électronique Suivi et maintenance du parc informatique Assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications et réseaux informatiques | Intérêt légitime | Identifiants de connexion, fournitures, équipements au maximum durant toute la durée du contrat de travail Log de connexion Sherpa conservés pendant 5 ans Messageries électroniques : La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
Copie de document d’identité | Vérifier en cas de doute l’identité des personnes concernées avant de répondre aux demandes d’exercice des droits | Obligation légale | Suppression après vérification |
Civilité, Nom, prénom, adresse email professionnelle, fonction | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime | La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts. |
Données saisies par vos soins dans vos messages : zone texte libre dans les emails | Gérer les contrats Gérer les dossiers Gérer les factures | Intérêt légitime Exécution d’une obligation légale | La règle de déontologie de CPI oblige à conserver toutes traces des dossiers pendant 10 ans au-delà de la fin de la relation commerciale. A cette fin, nous n’archivons pas les échanges d’emails sur les dossiers mais seulement les coordonnées des contacts . |
Civilité, Nom, prénom, fonction | Identifier / mettre en valeur la participation du collaborateur à la rédaction d’un article / une news
| Intérêt légitime | Jusqu’au retrait de la publication ou sur demande du collaborateur concerné |
3. Effectuons-nous un profilage avec vos données personnelles ?
Non, MIIP MADE IN IP ne prend pas de décision automatisée, y compris un profilage, sur la base de vos données personnelles.
4. Quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer ?
Dès lors que le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : le droit d’être informé et de demander l’accès aux données personnelles que nous traitons ;
- Droit de rectification : le droit de nous demander de modifier ou de mettre à jour vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
- Droit d’effacement : le droit de nous demander de supprimer définitivement vos données personnelles ;
- Droit de limitation : le droit de nous demander d’arrêter temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ;
- Droit d’opposition : le droit de refuser à tout moment le traitement de vos données personnelles pour des raisons personnelles et le droit de refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
- Droit à la portabilité des données : le droit de demander une copie de vos données personnelles au format électronique et le droit de transmettre ces données personnelles pour une utilisation par un service tiers ;
- Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : le droit de ne pas être soumis à une décision basée uniquement sur la prise de décision automatisée, y compris le profilage, dans le cas où la décision aurait un effet juridique sur vous ou produirait un effet significatif similaire.
- Droit de définir le sort de vos données post-mortem.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL https://www.cnil.fr/.
Afin d’exercer vos droits auprès de MIIP MADE IN IP, vous pouvez adresser un courrier à l’adresse postale 60 rue Pierre Charron 75008 Paris ou un e-mail à privacy@miip.fr
Toute demande par courrier postal ou courriel devra porter votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse. En cas de doute la photocopie d’un titre d’identité pourra vous être demandée pour donner suite à votre demande. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.
5. Quelles sont les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour protéger vos données personnelles ?
Nous sommes attentifs à préserver la confidentialité et l’intégrité de vos données.
Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute utilisation non autorisée, toute perte ou destruction partielle ou totale accidentelle.
Pour toute question à ce sujet, nous vous remercions d’adresser un courrier à l’adresse postale
60 rue Pierre Charron 75008 Paris ou un e-mail à privacy@miip.fr
6. Qui d’autre peut avoir accès à vos données personnelles ?Nous transmettons des informations personnelles à nos sociétés affiliées et autres sociétés ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément aux présentes Règles de confidentialité et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité. La liste est disponible sur simple demande.
7. Vos données personnelles sont-elles transférées hors de l’Union européenne ?
Vos données ne sont pas transférées en dehors de l’Union Européenne.
Mise à jour de cette politique vie privée
Date de mise à jour : SEPTEMBRE 2026